Organismo di vigilanza: chi può farne parte e quali requisiti servono
Uno degli errori più frequenti nella costruzione di un modello 231 riguarda proprio la scelta di chi dovrà comporre l’organismo di vigilanza. Capita spesso che questo passaggio venga affrontato in fretta, individuando persone già presenti in azienda solo perché disponibili, senza chiedersi davvero se abbiano le competenze e l’indipendenza necessarie per svolgere un ruolo tutt’altro che formale. L’organismo di vigilanza, infatti, non è un organo simbolico da citare nel documento: è il soggetto che deve verificare, nel tempo, che il modello organizzativo venga rispettato, aggiornato e applicato davvero, ed è proprio dalla qualità della sua composizione che dipende gran parte dell’efficacia del sistema.
I requisiti richiesti dalla normativa: indipendenza, professionalità, continuità
La normativa non fissa un elenco rigido di persone che devono farne parte, ma indica alcuni requisiti sostanziali che chi lo compone deve possedere. Il primo, e forse il più importante, è l’autonomia e indipendenza rispetto agli organi gestori dell’azienda: chi vigila non può essere la stessa persona che decide le politiche aziendali che dovrebbe controllare, né dipendere gerarchicamente da chi dovrebbe sorvegliare. A questo si aggiunge la professionalità, cioè competenze adeguate a comprendere i rischi specifici dell’attività aziendale, che spesso richiedono conoscenze giuridiche, organizzative e talvolta anche tecniche, a seconda del settore. Infine, la continuità d’azione: l’organismo di vigilanza non può limitarsi a un controllo occasionale, ma deve monitorare con regolarità l’applicazione del modello, programmando verifiche periodiche e non solo interventi su segnalazione.
Chi può farne parte
Chi può quindi farne parte in concreto?
Non esiste una formula universale per comporre l’organismo di vigilanza, e chi propone soluzioni standard senza guardare all’azienda specifica sta probabilmente sbagliando approccio.
La scelta migliore e’ sempre quella che bilancia la composizione integrando strategicamente le funzioni aziendali interne con professionisti indipendenti esterni, per garantirne i requisiti di autonomia e indipendenza. La decisione dipende, inoltre, dalle dimensioni dell’impresa, dalla complessità dei processi e dalla cultura organizzativa già presente.
Qualunque sia la struttura scelta, il punto che non ammette compromessi è l’indipendenza reale rispetto al management operativo: un organismo che risponde di fatto alle stesse persone che dovrebbe controllare perde gran parte della sua funzione.
Cosa rende l’organismo di vigilanza davvero efficace
Al di là della composizione, ciò che rende davvero efficace un organismo di vigilanza è il modo in cui lavora concretamente. Servono poteri di iniziativa e di controllo autonomo, la possibilità di accedere liberamente a documenti e informazioni aziendali, un canale diretto con il vertice dell’impresa e, la facoltà di poter accedere alle eventuali segnalazioni ricevute tramite il sistema di whistleblowing, finalizzato alla raccolta delle stesse in modo riservato e tutelato. Un organismo che si limita a redigere una relazione annuale preconfezionata, senza mai entrare nel merito dei processi aziendali, difficilmente riuscirà a intercettare per tempo criticità reali, vanificando di fatto lo scopo per cui è stato istituito.
Costruire un organismo di vigilanza realmente funzionante, con la composizione giusta e le competenze adatte alla propria realtà aziendale, è uno dei passaggi in cui il supporto di un consulente esperto fa davvero la differenza. È questo il tipo di percorso che Michelle Consulting costruisce insieme alle imprese, con un approccio boutique che parte dall’analisi concreta dell’azienda per individuare la composizione più adatta dell’organismo di vigilanza, senza soluzioni preconfezionate. Se la tua azienda deve costituire o rivedere il proprio organismo di vigilanza, una consulenza personalizzata è il modo più efficace per capire quali requisiti servono davvero nel tuo caso specifico.